12 поузданих савета за управљање запосленима на даљину [2021]

Већ 15 година радим са удаљеним тимовима и домаћин сам виртуелних тренинга. Ево мојих 12 најбољих инсајдерских стратегија за управљање запосленицима на даљину.

Преглед садржаја

1. Избегавајте даљинску неспретност
1. Ваш први видео утисак:
2. Шта урадити са рукама на видеу:
3. Како направити мали разговор на видео снимку:
2. Поставите јасна очекивања за удаљене тимове
3. Ваша контролна листа за даљинско укључивање
4. Дајте А
5. Замените хладњак за воду
1. Проширите своју мрежу на мрежи
6. Упознајте своје канале
7. Анти-Боринг
8. Буди мајстор алата
1. Софтвер за даљинску комуникацију
9. Борбена усамљеност
10. Изоловати за Браинсторм
11. Аце ваше презентације
12. Запослите континуирану обуку

Ово је део нашег Водича за даљински рад. Кликните овде за више.

Водич за даљински рад

Почните да учите све што треба да знате о раду на даљину.

1. Мастер видео позиви
2. Управљање запосленима на даљину
3. Изградите јак виртуелни тим
4. Алати за комуникацију
5. Нетворк Онлине
6. Одржавајте невероватне презентације на мрежи
7. Борбени зум замора
8. Ледоломци који нису досадни
9. Водич за рад код куће
10. Савети за суочавање са усамљеношћу

Управљам удаљеним запосленима и домаћин сам виртуелних тренинга већ 15 година (још када су факс машине биле ствар!). Такође сам током своје каријере предавао стратегије виртуелне комуникације компанијама из Фортуне 500 и стартапима.

Током последње деценије имао сам срећу да говорим на бинама у СКССВ, МИТ и ЦЕС. И преко 30 милиона ученика је гледало мој виртуелни водичи на ИоуТубе-у.

Сада желим да поделим своју дуго очекивану листу од 12 стратегија које користим за управљање удаљеним запосленима .

Унутар сваког успешног удаљеног тима игра више стратегија.

Избегавајте даљинску неспретност

Након учешћа у хиљадама видео позива, могу са сигурношћу да кажем да сам видео пуно неспретан. Ево још незгодних видео тренутака, љубазношћу Еллен:

Видео позиви могу бити незгодни, али не морају бити! Ево непријатних тренутака које бисте требали бити спремни да избегнете.

Ваш први видео утисак:

Неспретност се може догодити када у првих неколико секунди не знате шта бисте рекли или учинили. Топло бих препоручио стандардни поздрав који користите на свим позивима. Приметићете, на пример, на скоро свим мојим ИоуТубе видео снимцима, Инстаграм причама и отпремањима са Фацебоок-а које започињем истом фразом:

Здраво, здраво пријатељи!

Зашто? Створио сам ово из потребе! Стално сам се спотакнуо о отварач, а затим говорио нешто глупо попут: Здраво, сви! ... уф, зашто сам то рекао !?

Ево мојих омиљених:

• Здраво, здраво свима!
• Здраво!
• Хеј тим!

Про врх: НЕМОЈТЕ имати навику да кажете Добро јутро или Добар дан, јер се након једног дана видео позива лако збунити И често имате људе у различитим временским зонама.

Шта урадити са рукама на видеу:

Следећа незгодна ствар се дешава када једноставно нисте сигурни шта да радите рукама. Да ли би требали да буду видљиви? Кретање? Да ли би требало да додирнете лице? Ево мојих савета:

• Покушајте увек да започнете таласом (и осмехом ако вам се чини природним).
• Покушајте само циљано да померате руке - бирање лица, вртење накита, превртање косе велика су дистракција.
• Користите објашњавајуће покрете руком. Имам свог фаворита 20 геста руком овде и ...

Погледајте целокупно објашњење на мом ТЕД разговору:

Како направити мали разговор на видео снимку:

Приметио сам да се у првих неколико минута видео снимка увек догоди мноштво техничких кварова и уверавања.

Можете ли ме видјети?

Чујеш ли ме?

Ово је губљење! Топло препоручујем да након што изговорите почетни поздрав будете проактивни и кажете нешто попут:

Савршено те видим и чујем!

Или те савршено видим, али не чујем те. Испробајте дугме у доњем левом делу микрофона.

Ово ће убрзати тај процес и умирити све.

Још једна незгодна ствар која се дешава на видео и телефонским позивима је да сви подразумевано задају лоше вести.

Ма те вести су грозне!

Време је сурово!

Било је тако стресно.

Преплављен сам.

Сматрам да су многи од њих једноставно подразумевани отварачи. Због тога морате почети са позитивним отварачем. Покушати:

Да ли се нешто узбудљиво догађа у вашем свету?

Реци ми нешто добро.

Да ли се нешто забавно догађа овог викенда / прошлог викенда?

Овако започињем СВАКИ ЈЕДАН ВИДЕО ЧАТ. И то одмах помаже да се запосленима пружи топлина и успостави веза!

Желите још начина да изградити поверење у видео позивима? Опширније:

15 начина за тренутно побољшање видео позива

Поставите јасна очекивања за удаљене тимове

Управљање запосленима на даљину може бити тешко ако рано не поставите очекивања.

Због тога је важно да их поставите што раније. Колико рано?

Пре него што запослени уопште буду ангажовани!

На пример, новозапосленим запосленима дајем одређени уговор који морају да потпишу и пристану пре него што почну да раде:

Ово чини моја очекивања у вези са запослеником и очекивања мог запосленика у вези са нашом компанијом 100% кристално јасним.

У случају да мој запослени или ја морамо поново да проверимо или верификујемо неки детаљ, попут годишњег одмора или накнада запосленом, увек постоји договор на који се можемо вратити!

А постављање очекивања иде још дубље од тога. Сви чланови мог тима постављају сопствене рокове, прате их помоћу правих алата (погледајте Савет бр. 7) и позивају једни друге на одговорност да их доврше. Такође комуницирамо једном или два пута недељно путем видео позива и за сваки позив имамо одређене програме.

Ево конкретних очекивања која бисте требали поставити са својим удаљеним тимом:

• Време почетка / завршетка : Да ли имате одређено време које треба да ваш тим буде доступан? Да ли неко има родитељске сукобе? Среди ово рано!
• Како могу да вас добијем? Ако постоји хитна ситуација или брзо питање, како је најбољи начин доћи до сваког члана тима? Једном сам имао запосленог који је много брже радио текст него било шта друго за брзе пријаве. Ово ми није представљало проблем, али волео бих да смо то раније поставили!
• Протокол ван радног времена: Да ли постоји протокол за радно време? Шта ако неко треба да ради до касно? Како се ово решава?

Дакле, ако вашем тиму недостају рокови, осећате се као да ток посла може ићи мирније или уопште долази до нејасноћа, ево 3 ствари које можете да урадите да бисте са саиграчима поставили јасна очекивања:

1. Запитајте се: Где треба да поставим очекивања? Да ли постоји недостатак комуникације или рокови нису испоштовани? Запишите своја очекивања и где их недостају.
2. Организујте виртуелни позив са удаљеним запосленима, било као група или 1 на 1, и разговарајте са њима о својим очекивањима.
3. Запишите негде договорене услове (и е-пошта функционише) и уверите се да ваш запосленик зна шта очекујете од њих.

Запамтити…

Тајна постављања јасних очекивања је да их саопштите свом тиму.

Не можете очекивати да вам неко прочита мисли, па зашто то препустити случају? Темељито и јасно је важан аспект виртуелног тренинга. Сазнајте више о томе како одржавам јасну комуникацију свог виртуелног тима:

Како изградити јак виртуелни тим у 7 корака

Ајмо сада ...

Ваша контролна листа за даљинско укључивање

Ангажовање нових запослених је велики корак и лако је бити збуњен и не знати шта радити. Срећом, смислио сам корак-по-корак водич за укључивање удаљених запослених.

Ево једноставне листе за проверу коју можете следити како бисте осигурали несметан прелазак удаљених запослених:

Дајте А

Једна од најтежих ствари код управљања удаљеним запосленима је та што вам недостаје случајна социјална потицај. Немате вожњу лифтом, паузе за кафу, паркиралишта, сале за одмор и конференцијске столове.

Неопходно је одвојити време за социјално одржавање. Ово је важније него што мислите:

• сустизање
• мали разговор (да бисте се претворили у велики разговор, погледајте доле)
• чекирања
• похвала за труд

Разговарајмо о похвалама. Ево неке заносне науке:

1998. год. истраживачи са Универзитета Колумбија спровели студије 412 ученика петог разреда узраста од 10 до 12 година; додељени су им да полажу тешке тестове и подељени у две групе:

• Једна група је похваљена због своје интелигенције. Тако сте паметни и биће вам врло добро!
• Друга група је похваљена за њихов напоран рад. Напорно сте радили на овим проблемима!

Резултат? Група која је похваљена за њихов напоран рад рекла је да им је више пријало да полажу тежак тест.

Даље, након што је добила негативне повратне информације, вредна група је била упорнија у одговорима на питања и 3 пута више заинтересована за учење нових стратегија решавања проблема!

Погледајте ову ултимативну похвалу коју је Боб Воодвард добио од свог шефа:

И ево у чему је ствар ...

Ова студија преводи и за одрасле.

Кад нас похвале због наше паметности и интелигенције, можемо се одлучити за лакши пут да бисмо изгледали паметније него што јесмо.

Ово је велики проблем. Запослени би требали непрекидно тежити ка побољшању и не би требало да се удаљавају од тешких проблема како не би изгледали лоше.

Уместо тога, похвалите напоре запослених. Испробајте један од ових комплимената када следећи пут будете желели да похвалите свог удаљеног запосленог:

• Одлично сте се снашли на том пројекту. Могу вам рећи да сте уложили много труда у ово!
• Сигурно вам је требало дуго времена да дизајнирате ту слику, волим мале детаље!
• Вау! Запањен сам колико труда улажете у ово. Велико дело!

Замените хладњак за воду

Како знати да ли се ваши удаљени запосленици активно међусобно повезују?

Један од начина на који можемо да се усрећимо и осећамо испуњенијима на својим радним местима је да изградимо пријатељства са људима који раде са нама, раде за нас, па чак и са нашим шефом.

- Анние Мцкее , стручњак за срећу и аутор Како бити срећан на послу

Ако се ради о малом удаљеном тиму (мислите: пола туцета запослених или мање), онда током састанака вашег тима покушајте да убаците мало питање како бисте своје запослене упознали на личнијем нивоу. Испробајте један од наших виртуелни састанак ледоломаца !

Једна ствар коју волим да радим на почетку позива у мом тиму је да избацим један од 36 дубоких питања да боље упознам своје запослене:

Питање	Коментари
Шта је једно што сте одувек желели да пробате, а никада? Зашто то већ нисте урадили?	ВОЛИМ ово питање. Увек ме изненади. Ово питање такође изнова и изнова постављам људима које волим јер се њихови одговори мењају! Никад не знате шта бисте могли открити о некоме.
Шта је до сада било врхунац ваше године?	Помаже у постављању позива на успех када кренете позитивно. Ово питање је одличан начин да људе натерате да размишљају и подсећају на оно што је добро.

Сада, ако управљате средњим до великим удаљеним тимом (мислите: десетак или више), можда бисте желели да испробате другачији приступ.

• У ћаскању доделите виртуелни ледоломац.
• Направите анкету.
• Користите даљинске алате за планирање активности између запослених како бисте помогли својим запосленима да се осећају међусобно повезанима, као што је нпр Крофна или Упознајте свој тим .

Проширите своју мрежу на мрежи

Запамтите: управљање удаљеним запосленима није само посао. Изградња социјалних односа на радном месту је једна ствар којој се радујем сваке недеље! Повезивање са запосленима је одличан начин не само да изградите поверење, већ и да изградите своју мрежу на мрежи. Погледајте наш водич о томе како искористити предност Интернета за изградњу ваше мреже:

10 загарантованих савета за постајање професионалцем на мрежи

Упознајте своје канале

Имати удаљени тим је попут управљања односима на даљину.

Давно је мој запослени поставио питање. Било је помало случајно:

Које боје треба да буде ова слика?

То је једноставно питање и на које се може одговорити за 5 секунди.

Али је он послао путем е-поште .

Па сам одговорио на његово питање ... Плава изгледа лепо. Али проблем је што сам одговорио ноћу ... 4 сата након што је послао е-пошту. То га је навело да сачека мој одговор и да не зарања у неки дубљи посао.

После тога сам научио на тежи начин. Морао сам да поставим праве комуникационе канале за свој радници од куће .

Доделите алате за комуникацију на основу задатка.

Видео ћаскање је сјајно, али постоје тренуци када су други начини комуникације бољи. Ево наших основних правила:

• Ако је мање од једне реченице, више волим цхат. ја користим Слацк и Гоогле Хангоутс са мојим запосленима за брзе и лагане разговоре.
• Ако се ради о више пасуса, више волим е-пошту. Обична, класична опција, користим је за причвршћивање докумената или визуелних материјала и вођење евиденције наших разговора којима се можемо вратити.
• Ако је хитно питање или временски врло осетљиво, више волим текст.
• Ако је реч о захвалности, више волим пужеву пошту. И даље ОБОЖАВАМ да користим пужеву пошту за посебне прилике попут празника и рођендана запослених. Чини нам се да смо ближи него што заправо јесмо и да сви воле добру традиционалну честитку!

Који су ваши омиљени канали комуникације? Подесите их са својим тимом и имајте јасна очекивања од начина комуникације.

Анти-Боринг

Видео позив након видео позива након телефонског позива може бити изузетно досадан. Веома је тешко обратити пажњу након 4 сата виртуелне комуникације! Наш мозак једноставно није дизајниран да остане верен без додира, осмеха, таласа и руковања.

Морамо се потрудити да се боримо против досадности на удаљеним радним местима.

Како започињете видео позиве?

Да ли се поздрављате и питате о времену?

Једна реч - ДОСАДНО!

Да ли имате сате презентација слајдовима?

Једна реч - ДОСАДНО!

Да ли имате исти дневни ред из дана у дан?

Једна реч - ДОСАДНО!

Кључ сјајних виртуелних састанака са вашим тимом је уграђивање анти-досадних алата.

• Питајте одличног отварача која тражи позитивно. (Погледајте идеје у савету бр. 2)
• Промена режима - ако говорите дуже од 5 минута, покушајте да додате анкету, слајд или неку врсту прекидача за режим. Након 5 минута мозгу је заиста тешко да остане ангажован.
• Учите заједно. Пошаљите одличан ТЕД разговор сваког уторка. Направите тимски клуб. Поделите данас у чаврљању сазнао сам чињенице То увек помаже да ствари буду свеже. Дозволите ми да вас научим једног дана за ручком! Учење је попут лепка за тим.
• Гледајте и слушајте заједно. Почни сваки састанак са смешним видео записом. Делите препоруке за подкастове. Погледајте тимски водич за ИоуТубе. Понекад треба да унесемо свеже гласове!
• Водите мали разговор → велики разговор. Тако се често држимо истих досадних тема. Покушајте бар једном месечно да откријете нешто ново о људима са којима радите. (Зато учење може бити од велике помоћи!

Ево примера забавног питања које сам користио прошле недеље на састанку свог тима:

Какав је ваш план ако је постојала зомби апокалипса?

И то је било СЈАЈНО питање! Тим и ја смо се забављали преносећи своје одговоре, и имали смо већи увид у личности једни других !

Смислите нову забаву разговор за почетак за следећи видео позив! Или можете да погледате нашу листу за почетак разговора овде: Покретачи разговора за било коју прилику .

Буди мајстор алата

Ви контролишете све алате које ваши запослени користе, а ваш посао је да се уверите да користе праве.

Не дајте својим запосленима чекић ако желите да режу папир.

Па како одабрати праве алате за своје запослене?

Постоји много различитих алата за комуникацију. Можемо да користимо софтвер, али такође можемо да користимо психолошке стратегије да бисмо се повезали и остали повезани.

Знајте ово о сваком члану вашег тима:

Како волите да примате повратне информације?

Који је ваш омиљени начин комуникације?

Интроверти обично воле да добијају повратне информације у писаном облику. Прво желе да је обраде. Желе да размисле. Желе да припреме коментаре. И често више воле е-пошту или ћаскање него телефон или видео.

Екстроверти пропустите лично. Желе повлачења, виртуелна дружења и спонтане телефонске позиве. Потребне су им различите врсте припреме и пријављивања него што су то потребне интровертима.

Амбиверти су негде између екстроверта и интроверта. Увек треба да их питате!

Софтвер за даљинску комуникацију

Остале врсте алата које бисте требали користити су дигиталне. Од управљања пројектима, креирања садржаја, дељења датотека и видео позива, постоји мноштво алата. Ево неколико наших омиљених:

• Видео позиви - Зоом, Гоогле Меет и БлуеЈеанс
• Управљање пројектима - Асана, Трелло и понедељак
• Односи у тиму - крофна, кафа сарадника и познај свој тим

Комплетну листу и прегледе потражите у чланку о нашим алатима за даљинску комуникацију:

15 најбољих алата за тимску комуникацију за предузећа [2021]

Борбена усамљеност

Усамљеност је епидемија и само се брже шири међу удаљеним радницима. Такође може изазвати велика стрепња ако се не означи. У ствари, према једна студија:

20% удаљених радника бори се са самоћом.

Па како ћемо борбена усамљеност ?

Један од највећих фактора који доприноси усамљености је боравак у истом окружењу.

И није изненађујуће, јер многи удаљени радници троше своје цео дан унутра радећи за рачунаром.

Ево шта можете учинити да подстакнете своје удаљене запослене да промене своје окружење:

• Закажите састанак запослених једном годишње или на две године ... и доведите ме да говорим!
• Закажите виртуелни састанак за ручак да бисте се упознали на основу 1 на 1.
• Нека запослени полажу тест Великог личности 5 да би боље упознали особине једни других.
• Поставите отворено ћаскање како бисте запосленима омогућили међусобну комуникацију.
• Понудите радницима на даљину додатак за цоворкинг простор.
• Купите радницима на даљину поклон картицу у локалној кафићу из којег могу радити.

Изоловати за Браинсторм

Ово би вас могло шокирати: Према Харвард Бусинесс Ревиев , мождана олуја у групама показала се мање продуктивни него само мозгање.

Зашто?

Јер 4 мозга заједно мозгају није баш 4 пута већа од снаге мозга.

Када људи мозгају заједно, идеје се преклапају и постају кашасте, а ствари могу постати збуњујуће.

Још је мање продуктивно када неко избаци неку идеју, само да бисте ви изгубили магични Ах-хах! тренутак јер се ваша пажња преусмерила на особу која говори.

Уместо можданог невремена у групама, покушајте мозгати сами. Једна одлична метода мождане памети која укључује самостално окупљање мозга, а затим одлазак у ваш тим за више идеја о мозгању назива се метода 6-3-5.

Метода мозга делује за удаљене тимове попут овог:

• 6 људи се окупи и запише 3 идеје или решења проблема.
• Идеје једне особе се затим преносе следећој, тако да сваки члан тима има туђе идеје. Нова особа затим мозга више идеја поврх тога.
• Након 5 пролаза, мождана олуја је завршена!

Белешка: Не треба вам 6 људи у вашем тиму да бисте мозгали! Можете да користите што више или мало људи да користе ову технику; само преносите идеје док сви не направе све.

Овај метод је СЈАЈАН за удаљене тимове јер нема унакрсних разговора и сваки члан може у потпуности да изрази своје идеје групи!

У било ком послу ћете наићи на проблеме. Због тога је важно изградити поверење у саиграче и сарађивати на решавању ваших проблема (али не тако близу узрок проблема)! Само треба паметовати ...

Мозгалице ефикасно, користите методу без прекида.

Аце ваше презентације

Без обзира колико пута то урадили, представљање вршњацима може бити стресно, изазовно и изазива зној.

За ваше запослене може бити још горе, поготово ако нису навикли да држе презентације на мрежи.

Један тајни савет који користим приликом презентација на мрежи је да стојим, а не да седим. Једна велика грешка коју многи виртуелни водитељи праве је седење уместо стајање.

Када стојите, можете искористити читав опсег дубоког дисања, повећавајући тако своју вокалну снагу. Моћи ћете да пројектујете свој глас гласније и дубље и имаћете јаче гласовне одступања када стојите.

Стојање вам такође помаже да природно пренесете снажније држање тела ако су вам прса подигнута, а леђа исправљена.

Ако можете, покушајте да искористите стони сто у своју корист! Ако немате сточић који стоји, можете да поставите свој кухињски радни сто или неки други виши положај. Ако апсолутно морате седети, не заборавите да држите леђа равно током презентације.

Прочитајте све наше савете за испоруку невероватне виртуелне презентације:

12 савета за одржавање невероватне презентације на мрежи

Запослите континуирану обуку

Да ли сте једном обучили своје запослене и закључили да је то довољно?

Ово је једна од највећих грешака коју видим удаљени тимови. Један сјајан тренинг није толико добар као континуирани сјајни тренинг.

Чак и ако ваш удаљени тим расте искуством и бројем, савремене индустрије то чине убрзавајући још бржим темпом!

Изузетно је тешко пратити, поготово ако стално не обучавате запослене.

Нова, стална обука за запослене на даљину помаже им да се носе са новим изазовима уведеним на терен.

На пример, у свету рачунарског програмирања технологија се непрестано мења:

• У 2010. години Јава и Јавасцрипт су били најпопуларнији програмски језици који су се користили.
• Само пет година касније, програмски језик Питхон заузео је 3. место за најпопуларнији програмски језик.
• 2019. Питхон је свргнуо Јава и Јавасцрипт као најпопуларнији програмски језик број 1.
• Данас нови програмски језици постају све популарнији. Језици попут Руст, Дарт и Котлин стичу све већу популарност и чешће се користе у свету кодирања.

Када ће ваш удаљени тим бити застарео?

Да бисте ишли у корак са брзим темпом, увек будите иновативни. Стевен Јеффес стави најбоље:

Иновације су непрестани напори да се прекине статус куо и изнова развије тамо где се мало ко одважио да оде.

Које сте још изазове искусили са својим виртуелним тимом? Јавите ми у коментарима испод!

Ово је део нашег Водича за даљински рад. Кликните овде за више.

Водич за даљински рад

Почните да учите све што треба да знате о раду на даљину.

1. Мастер видео позиви
2. Управљање запосленима на даљину
3. Изградите јак виртуелни тим
4. Алати за комуникацију
5. Нетворк Онлине
6. Одржавајте невероватне презентације на мрежи
7. Борбени зум замора
8. Ледоломци који нису досадни
9. Водич за рад код куће
10. Савети за суочавање са усамљеношћу