17 једноставних начина да побољшате своје састанке

Преглед садржаја

1. Пре састанка
1. Процените разлог састанка.
2. Размислите о свему што требате понети са собом.
3. Обавестите све о дневном реду.
4. Позовите људе који треба да буду тамо.
5. Држите се правила две пице.
6. Унесите мало мисли у физичко планирање састанка.
7. Размотрите своју презентацију.
8. Бонус: Изаберите праве алате за састанке на мрежи.
2. Током састанка
1. Охрабрите све да дају свој допринос:
2. Искрени шалу или две.
3. Будите свесни свог говора тела.
4. Нека буде кратко.
5. Будите тактични.
6. Избегавајте да се жалите.
7. Будите фокусирани и ангажовани
3. После састанка
1. Поделите записник.
2. Затражите повратне информације.
3. Планирајте за будућност.

Плашите ли се састанака? Можда правите једну од 7 најбољих грешака на састанку. Не брините! Прегледаћу сваку од 7 грешака на састанку и даћу вам 7 једноставних решења за састанке.

Пословни људи имају пуно састанака. Толико, заправо, да док завршите са читањем ове реченице 8.000 састанака почеће у САД. За многе од нас идеја да присуствују (или још горе, хостинг ) састанак је довољан да нам у срце унесе страх. За друге су само досадна досада. У ствари, истраживање америчких радника наводи као „превише састанака“ највећи губитак свог времена .

Лоше одрађени састанци могу бити досадни, дуготрајни и невероватно непродуктивни, што није само фрустрирајуће за све укључене, већ је изузетно скупо за посао.

Непродуктивни састанци само у САД троше више од 37 милијарди долара годишње.

А има толико различитих врста састанака! Од састанака особља преко радних група преко мозга до церемонијалних састанака - морате знати како да имате бољи састанак.

Морамо побољшати начин на који одржавамо састанке. То значи стварање плана акције за састанак.

Напокон је време да се опростите од страшних састанака и уведете нови начин рада!

Због тога сам саставио Састанци 101.

Пре састанка

Процените разлог састанка.

Састанци би требали бити усредсређени на доношење важних одлука и укључивати решавање проблема или дубоке дискусије. Пречесто се састанци користе за размену рутинских информација са тимом. Размислите у себи, да ли можете ефикасно да саопштите ове информације е-поштом? Ако јесте, учините то. Хоће штеде време, и ваш тим ће вам захвалити на томе.

Размислите о свему што требате понети са собом.

Не обраћајте се састанку празних руку, посебно ако сте домаћин састанка. Требаће вам најмање ваше белешке о ономе о чему желите да разговарате и постигнете. Али такође су вам потребне оловка и папир да бисте могли да забележите било шта важно.

Такође вреди размислити да ли вам је потребна било која документација коју желите да делите са присутнима, као што су:

• Подаци и статистика
• Графикони и извештаји
• Планови продаје
• Планови производње
• Записници са претходних састанака

Све ће то варирати од индустрије до индустрије, па чак и од предузећа до посла, или од тима до тима, али схватате суштину свега тога.

Обавестите све о дневном реду.

Ако одлучите да требате одржати састанак, и даље ћете морати да пошаљете е-поруку са циљеве које сте поставили . Обавештавање свих присутних да тачно знају шта желите постићи и разговор о томе помоћи ће свима да остану концентрисани на ствари које су у питању.

Само око 37 посто састанака у САД користи дневни ред, упркос чињеници да у великој мери побољшавају продуктивност.

Поред тога, а пионирска студија у области психологије предлаже да се о дневним редима треба расправљати на почетку, а прво се баве важним областима како би се све супер фокусирало.

Позовите људе који треба да буду тамо.

Губљење времена и људске снаге је доводити људе на састанак који не требају бити тамо. Размотрити ко ће имати користи од састанка , и ко су то стручњаци требати бити тамо и позвати присутне на основу овога.

Неке студије сугеришу да и до 71 одсто старијих менаџера сматра да су састанци непродуктивни и неефикасни, а позивање погрешних људи може бити један од највећих разлога за то.

Држите се правила две пице.

Извршни директор Амазона Јефф Безос ово је започео као идеју. Применио га је на тимове, мада такође може да функционише и за састанке.

Ако вам је потребно више од две пице да бисте свима нахранили, превише је људи.

Чули сте фразу да превише кувара квари чорбу? Истина је. Студије су показали да је за сваку особу преко седам чланова у групи ефикасност одлучивања смањена за око 10 процената. Еек! Такође, што је група већа, јавља се више контрапродуктивног понашања и међуљудске агресије.

Разлози за то су прилично јасни - што је више људи, потребно је више расправе, више неслагања се дешава и све више тензија расте.

Ако је то довољно добро правило за Јеффа Безоса, то је довољно добро и за нас.

Унесите мало мисли у физичко планирање састанка.

Истраживање је показало да дизајнирање састанка с обзиром на ниво буке, осветљење и освежење могу побољшати перцепцију квалитета састанка. Ко жели састанак током ручка без хране? Или састанак ујутро без кафе?

Удобност ваших полазника значит ће да ће већа вероватноћа да обраћају пажњу и учествују, а то ће бити угодније искуство за све.

Додатак освежења посебно вам може помоћи да ваш састанак учините пријатном друштвеном приликом, а не активношћу на коју сви морају да се присиле. То може да буде одлична прилика за изградњу тима и умрежавање уместо тога.

Размотрите своју презентацију.

Да ли ћете користити рачунарску презентацију током састанка? Или ћете можда користити флипцхарт или таблу?

Неке смо већ покрили сјајне идеје које ће радикално побољшати вашу презентацију . Али тачка верзија је да се побрините да буде сажета, да је дизајнирана једноставно, није претерано опширна и јесте испоручен са самопоуздањем .

Такође, људи много лакше упијају информације ако су представљене визуелно . То значи да употреба слика, дијаграма, графикона итд. Помаже у преношењу ваше тачке. Не претјерујте, ипак, само довољно свака слика јасно представља вашу поенту.

Бонус: Изаберите праве алате за састанке на мрежи.

Ако идете на мрежу, може бити тешко пренијети вашу поруку. Ако се трудите да исто то дате публици са физичких састанака, можда ћете морати да размислите о алаткама за састанке да бисте то додали оомпх.

Ево листе алата које можете узети у обзир, љубазношћу Лов на производе :

• Оцените састанак помаже у заказивању и прикупљању повратних информација након сваког састанка
• Хуго претвара ваш календар у заједнички алат за вођење бележака
• Навигатор ствара заједнички радни простор за сваки састанак
• Јоттие доноси белешке, листе обавеза и доношење одлука на састанке
• Тоокан прикупља искрене повратне информације од учесника након састанка
• Разбој убија састанак
• Вода је алтернатива Лоом-у који паралелно снима ваш екран и веб камеру
• Домет асинхроно визуализује свакодневно стање вашег тима у Слацку
• Меетингбирд значи да можете да избегнете напред и назад приликом заказивања састанка
• А када заглавите на болном састанку, користите Позове да лажирају хитни позив.

Замислите алате као помоћнике - пре него што додате алате, побрините се да ваш састанак буде солидан, а не само пухаст. Запамтите: добар алат не може спасити лош састанак.

Током састанка

Охрабрите све да дају свој допринос:

Метаанализа 200 студија о психологији састанака предлаже да извођачи на високом нивоу користе састанке као начин постављања циљева, добијања повратних информација од тима и помоћи појединцима да разумеју проблеме на послу.

Од виталног је значаја да сав ваш тим доприноси дискусији и планирању.

Можда ће вам недостајати кључне информације о ситуацији у развоју или ћете изгубити неки драгоцени увид ако половина вашег тима седи мирно за столом, а не изражава своје мишљење.

Искрени шалу или две.

Баш као и свако друго подручје живота, смех може и искуства учинити позитивнијим. Коришћење хумора на састанцима може подстаћи веће учешће тима и побољшати креативне вештине решавања проблема.

Није изненађујуће да ако људи уживају у састанку, већа је вероватноћа да ће то позитивно утицати на тим уопште.

Ако се бринете да нисте довољно смешни, погледајте наш чланак о томе како бити смешан за неке савете и трикове.

Будите свесни свог говора тела.

Ово је посебно важно ако представљате састанак, али и ако сте му присуствовали. Отворени, ангажовани говор тела помоћи ће вам да изгледате (и осећате се!) Ангажованији и олакшаће другима да позитивно реагују на ваше речи.

Неке ствари које треба узети у обзир укључују:

• Положај руку - уз вас је најмање претећи, док укрштање руку може дати осећај дистанце / затворености.
• Контакт очима - одвојите време да бисте били сигурни да сте успоставили контакт очима са сваким чланом групе, тако да се сви осећају ангажованије са оним што говорите.
• Ваш глас - не прегласан да звучите претерано и не претихо да бисте звучали као да вам недостаје самопоуздања. То је пажљива равнотежа, али видећете побољшање на састанцима ако наиђете и на самопоуздање и на приступ.

Нека буде кратко.

Тхе просечан састанак траје од 30 минута до сат времена, али наша пажња је ближа десет до петнаест минута . Не само да је свима угодније ако се састанци одржавају краће, већ је теже апсорбирати информације ако смо преоптерећени.

Девет од 10 људи сањарење током састанака.

И, још горе, 73 посто људи на састанку раде на другим стварима!

Целокупна сврха састанка је изгубљена ако људи не узимају вредност од тога. А можда и буквално сагоревате новац (и време!). Загледање кроз прозор и размишљање о томе које би вам ставке требале да бисте преживели зомби апокалипсу можда је забавно, али сигурно није продуктивно.

То се може избећи (сањарење - не зомби апокалипса) држећи све кратко, једноставно и право на ствар. То значи да се свако може вратити на своје столове и вероватније је да је усвојио кључне тачке састанка.

Будите тактични.

Ово је време да изнесете најбоље од себе вештине људи . Састанци се често баве решавањем тешких ситуација: можда преговарање продаја са изазовним клијентом, решавање сукоба између двоје запослених или чак стварање некога вишка.

Морате приступити овим ситуацијама пажљиво и тактично.

То можете учинити изношењем својих најбољих вештина управљања људима, попут своје убеђивање техникама и харизматичним способностима и пажљивим промишљањем ситуације током наставка састанка.

Избегавајте да се жалите.

Ово не значи само ти не треба да се жали, већ и да преусмерава чланови тима који се жале. Једном кад почнете да се жалите, стварате атмосферу безнађа. Дакле, менаџери би требали брзо одмакнути разговор од овога.

Слушање редовног приговарања је повезан са депресијом и анксиозношћу , посебно на радном месту где се очекује да спутавате емоције и спречите се да експлодирате. Уместо тога, подстакните запослене да изразе своју забринутост на продуктивнији начин, попут е-поште након састанка, као део процеса повратних информација.

Будите фокусирани и ангажовани

Сјећате се дневног реда који сте записали прије састанка? Труди се. Копија би могла да се одштампа и лежи на столу ако сматрате да би вам могло помоћи да останете на путу. Ово је најбољи начин да се побрините за састанак ефикасан и држи се своје сврхе , и осигурава да сви останете мотивисани .

Менаџери би требало да се припреме да идентификују када разговор не буде фокусиран и да га преусмере по потреби (вештина на коју сте могли наићи током тренинг лидерства ).

Знамо, понекад је то лакше рећи него учинити. Али, учешће полазника има директан утицај на ефикасност састанака, према научна истраживања на терену. (Такође ће вас спречити да постанете један од 39 посто људи присуствовање који заспе током састанака).

Као полазник, можете остати фокусирани постављањем питања када желите нешто даље да разумете, писањем белешки или цртањем дијаграма. Експериментишите са различитим стварима и откријте шта вам одговара.

Као домаћину састанка може бити мало теже одржати све ангажоване. Али најбоље су шансе ако састанак отворите енергично, страствено и позитивно. Тада ће људи вероватно следити њихов пример.

После састанка

Поделите записник.

Снимање записника са састанка и њихово слање учесницима је одличан начин да се обезбеди евиденција одлука које су донете, коме су додељене које улоге и одговорности и план акције за будућност.

Каква је сврха савршено ефикасног састанка ако се нико заправо не сећа реченог?

Када пишете записник (или одређеног члана тима, ако бисте радије делегирали овај задатак), важно је да укључите:

• Имена свих присутних учесника
• Кратак резиме дневног реда
• Свака радња / задатак
• Сви горе наведени рокови / рокови доспећа
• Главне тачке о којима се разговарало
• Било какве одлуке донете
• Коришћени документи, укључујући слике, приложене датотеке

Размишљање о записницима не само да помаже свима да се сете важних тачака састанка, већ их можете послати и другим људима који би могли имати користи од информација.

Затражите повратне информације.

Ово је важно. Питајте људе како су се осећали поводом састанка. А онда заправо спроведите у дело оно што су људи рекли.

Да ли је људима било привлачно? Проницљив? Да ли би радије да је било краће?

Такође ћете можда морати да прихватите да сте проблем ви (извините). Људи обично нису баш добри у препознавању сопствених мана и слабости, а самокритиковање њихове способности да одржавају продуктивне састанке није изузетак.

У а Анкета Веризона из 1998 , седамдесет и девет посто менаџера компанија известило је да су састанци којима су били домаћини или „изузетно“ или „врло“ продуктивни. Иако је само педесет и шест посто тих менаџера изјавило да то исто говори о састанцима које су организовали други.

Без обзира на повратне информације - колико год позитивне или негативне - користите информације које вам тим саопштава о састанку . Такође, упамтите то када планирате будуће групне дискусије.

Планирајте за будућност.

После састанка је најбоље време да почнете да размишљате о томе како ћете пратити резултате дискусије и надовезати се на напредак.

То можете учинити стварањем плана праћења пословног састанка пратећи ове кораке:

• Наведите задатак.
• Именујте особу одређену за извршавање задатка.
• Одредите рок за завршетак.
• Утврдите шта представља завршетак.

Након што се одлучите за ово и ставите у документ, важно је запамтити да ове информације ширите свима који су укључени у тај задатак и одговорнима за његово извршење.

Сад кад сте научили све ове савете и трикове, време је да их спроведете у дело. Следећи пут кад наћи се на састанку , узмите их у обзир и погледајте колико брзо можете учинити да ова тимска искуства буду позитивнија за вас, ваш тим и компанију.