Како изградити јак виртуелни тим у 7 корака

Да ли сте у виртуелном тиму и желите да успе? Ево мојих омиљених стратегија виртуалног тимског комуницирања које можете користити и код куће и у канцеларији!

Преглед садржаја

1. Креирајте друштвени простор
1. Како могу мотивисати чланове виртуелног тима?
2. Будите видеохоличар
3. Одаберите праве алате
1. Одаберите Алатке за ћаскање
2. Одаберите Алатке за аутоматизацију радног тока
4. Креирајте сјајну политику за даљинско управљање
1. Шта је политика рада на даљину?
5. Пронађите свој покрет
6. Препоручите пречице
7. Избегните замке
8. Бонус: Старт, Стоп, Цонтинуе

Како све више компанија почиње да ради на даљину, морамо знати како ефикасно радити у виртуелном тиму.

Све више нас ради од куће и то значи да знамо како се прилагодити.

Студије су показале да рад од куће такође може довести до срећнијег, продуктивнијег виртуелног тима.

Шта је виртуелни тим?

Виртуелни тим је група удаљених радника који заједно сарађују како би завршили пројекат. Добар виртуелни тим може ефикасно комуницирати помоћу апликација или софтвера и може се састојати од запослених у једној компанији или запослених у различитим компанијама.

Правилно постављање виртуелних тимова ослања се на два фактора:

• Приступ правој технологији
• Коришћење јасне дигиталне комуникације

Постизање ове две ствари значиће да можете ефикасно сарађивати на виртуелном радном месту.

Ево како то радите.

Креирајте друштвени простор

Највећа грешка коју виртуелни тимови чине је претпоставка да ће се изградња односа и друштвено време природно догодити. У канцеларији је лако шалити се уз апарат за кафу, заједно ручати или ћаскати пре почетка састанка.

Или чак подвалите своје колеге.

На дигиталном радном месту многе од ових могућности нестају. Зато морате да креирате сопствени друштвени простор како бисте избегли пражњење друштвених батерија у свом виртуелном тиму!

На дигиталном радном месту односи су попут батерија. Они се празне и морате их стално пунити.

Сцотт Едвардс, извршни директор Сциенце оф Пеопле

Ево добрих вести:

• Наука то сугерише видео позив може бити једноставан начин за смањење усамљености и изолације.
• Редовно телефонски позиви може помоћи да пријатељства остану блиска.
• Можете производити окситоцин (хемикалија за везивање) чак и преко веб камере!

Друштвено време је изузетно важно за наше благостање, а наше благостање је важно за нашу продуктивност. Можда би се у напорној недељи могло учинити контрапродуктивним да закажете време са својом виртуелном групом само за ћаскање, али време за дружење је кључно за лојалност тима и кохезију.

Студије показали су да пријатељства унутар тима воде ка бољим перформансама, па је од виталног значаја да наставимо са овим односима чак и ако нисмо у могућности да се видимо лицем у лице. Ево неколико идеја за заказивање у вашем друштвеном простору:

• Издвојите првих 10 минута сваки састанак за личне надокнаде.
• Учите заједно! Пошаљите свом омиљеном ТЕД Талку свој тим тако да људи могу сами да гледају (волим овај ТЕД разговор, али сам помало пристрасан). Затим разговарајте о ручку на коме ћете причати о ономе што сте научили.
• Радите више један на један и додати лична питања на дневни ред. Питајте о циљевима, хобијима и породици.
• Направите дигиталну паузу за кафу.
• Ручајте заједно.
• Доведите говорника или гостујућег стручњака да угости ручак и учи. (Ово радим за тимове СВЕ ВРЕМЕ! И волео бих да упознам ваш тим.)
• Урадите а неспретан ледоломац да загрејете састанке.

За тим Сциенце оф Пеопле имамо чак и филмске дане сваких неколико месеци и користимо те могућности како за славље, тако и за проверу личних и професионалних ажурирања.

У почетку би могло бити чудно заказати паузу за кафу на велике удаљености са својим колегама, али важно је да задржимо наш тим везан . Након свега што је речено и учињено, можда се и даље питате ...

Како могу мотивисати чланове виртуелног тима?

Знање како мотивисати чланове виртуелног тима је од суштинског значаја за вође тимова. Прво, морате знати како да се мотивишете . Инспирисани смо високо продуктивним и ефикасним људима.

Друго, научите тип личности вашег тима. Водио сам стотине виртуелних корпоративних обука за удаљене тимове, укључујући Мицрософт, Аутоматтиц (хвала што сте изградили целу ову веб страницу!) И Гоогле. Једна од најмотивисанијих вежби које смо урадили је тимска наука о личности.

Волео бих да дођем да разговарам са вашом групом виртуелно или можете да водите свој тим кроз нашу вежбу личности.

Резервиши Ванессу

Будите видеохоличар

Сваког уторка мој тим искаче на Зоом, платформу за видео конференције, како би размењивао ажурирања и размишљао о новим идејама за посао. Наравно, и даље комуницирамо путем других канала, попут е -поште и телефона, али видео омогућава тиму више визуелног искуства. Посебно препоручујем видео позиве новим мрежним контактима на мрежи.

Видео позиви су препознати као бољи начин за одржавање састанака у односу на стандардне телефонске позиве.

Ево зашто је видео позив толико важан:

• Говор тела. Видео позиви нуде више природна интеракција , где позиватељи могу успоставити контакт очима и читати говор тела. На пример, ако делим вести, а један од чланова мог тима покаже изненађен израз лица, знам да су вести биле шокантне или изненађујуће. Могу да искористим емоционалне потребе свог тима које не бих могао тако лако да урадим само путем писане комуникације. Или ако видим да неко климне главом са да или не, знам да се или слаже или не слаже по питању.
• Прави начин размишљања. Једна од најчешћих замки рада од куће је његово проналажење теже држати рутину , а неки људи почињу да одбацују канцеларијску одећу, радије радећи у пиџами ( неке студије сугеришу да би ово могло бити чак 60% кућних радника). Ово може учинити да се људи осећају мање продуктивно док се боре да уђу у исправан начин размишљања за посао . Међутим, редовне видео конференције нас охрабрују да се мало обучемо за састанак и осећамо се мало више као да идемо на посао.
• Микроизрази . Постоје 7 универзалних израза лица и они су невероватно важни за декодирање и разумевање емоција. Ако сте у видео позиву, можете их прочитати!

И можете побољшати видео! Погледајте наш водич како да учините своје видео позиве невероватним.

15 савета пре следећег видео позива

Одаберите праве алате

Шта је један од највећих изазова за виртуелне тимове? Проналажење праве технологије за прави посао! Срећом, постоје алати који могу претворити непродуктивне тимове у успешни виртуелни тимови.

С обзиром да скоро 69% компанија већ нуди рад на даљину као опцију, постоји много алата који вам омогућују да будете повезани са својим тимом.

Топло препоручујем да све ово испробате за ваш виртуелни тим, а затим изаберете оно што најбоље функционише. Такође сам љубитељ коришћења више од једне врсте дигиталне комуникације и њиховог усклађивања са правим задацима. На пример, браинсторминг сесије увек треба да се раде у видео ћаскању (да бисте видели говор тела и лица), док се на програмима може радити асинхроно путем е -поште, а брза појашњења су најбоља током ћаскања.

Ево закључка: Одаберите прави алат који ради за задатак.

Одаберите Алатке за ћаскање

Понекад ћете морати само да пошаљете неколико брзих порука напред и назад својим саиграчима. Не мора бити компликовано: за овакве разговоре изаберите добру услугу ћаскања. Ми волимо Слацк или Твист , мада ако већ користите Гмаил, у њега је уграђено корисно ћаскање Гоогле Хангоутс .

Корак акције: Током својих виртуелних састанака, не бојте се да зачините ствари анкетама, ПДФ-овима и ћаскањем за загревање!

Одаберите Алатке за аутоматизацију радног тока

Шта је аутоматизација тока посла?

Аутоматизација тока посла помаже вам да аутоматизујете све досадне и досадне задатке, тако да се можете усредсредити на важне. Аутоматизација тока посла укључује софтвер и апликације које су ефикасне и уклањају фактор људске грешке. Ево неколико примера аутоматизације тока посла:

• Аутоматизација е -поште: уз аутоматизацију е -поште, можете слати е -пошту одређеним људима у одређено време.
• Управљајте потенцијалним клијентима: за компаније које продају производе, алати за аутоматизацију могу помоћи да их аутоматски усмере на прави део процеса продаје.

Ево зашто су алати за аутоматизацију тока посла толико важни:

Ако сви буду радили досадне, понављајуће се задатке који би се могли аутоматизовати, цео ваш тим ће изгубити драгоцено време.

Алати за аутоматизацију су неопходни за ефикасне виртуелне тимове. Постоји неколико заиста добрих алата или аутоматизација тока посла, али нам је посебно драг Понедељак , Запиер , и Мицрософт Флов . Ево софтвера од понедељка који можете користити за креирање аутоматизованог задатка:

Можете поставити све аутоматизације задатака одједном и оне ће се аутоматски извршити за вас сваки пут када се задатак покрене. Алати за аутоматизацију су буквално један од најбољих штедитеља времена!

Сарадња

Заиста не можемо да певамо хвале Гоогле диск довољно када је у питању сарадња на документима.

Помоћу функције за праћење нумера можете видети тачно делове документа које је ваша виртуелна група уређивала:

Такође можете да радите у режиму предлагања како бисте спречили било какве трајне измене, а да сарадник не пристане на промену:

Гоогле документи су један од најбољих начина за повећање ваше сарадње. Браво за виртуелни тимски рад!

Пројектни менаџмент

Када радите на изградњи снажне удаљене културе, добра је идеја да средите неке алате за управљање пројектима.

Може бити много теже организовати тачно ко је поверен задатку и на који рок када више не будете у могућности да двапут проверите нешто преко стола.

То налазимо Асана је најбољи за управљање пројектима, али други тимови воле да га користе Трелло или Јира .

Видео конференције

Када помислите на видео конференције, прва помисао би вам могла бити употреба Скипеа, али ових дана постоји много више опција. Зоом брзо постаје популарнији , добро као Цисцо Вебек , обе нуде функције као што је замагљивање позадине (корисно када не желите да ваша виртуелна група види стање ваше кухиње).

Опет, ако већ користите Гмаил, Гоогле Меет и Гоогле Хангоутс су импресивне, али једноставне за коришћење услуге видео позива.

Заказивање

У реду, рећи ћемо то поново. Гоогле календар је сјајан за заказивање. Можете да контролишете поставке приватности и придружују се појединим календарима (на пример, радно време тима А и састанци), тако да се сви догађаји о којима морате знати појављују у вашем календару. Такође можете поставити подсетнике, делити позивнице за догађаје и писати описе поред времена и датума.

Имамо још више комуникационих алата које можете проверити:

15 најбољих алата за даљинску комуникацију

Креирајте сјајну политику за даљинско управљање

Чак и ако је рад од куће само привремен, требало би да имате успостављену политику рада на даљину. Очекује се да ћемо ускоро видети а значајан помак у броју људи који стално раде од куће. Због тога је вредно уложити време у сарадњу са вашим виртуелним тимом на званичним правилима рада на даљину.

Шта је политика рада на даљину?

Политика рада на даљину је споразум који се обично склапа између послодавца и запосленог и који описује услове рада. Смернице за рад на даљину могу бити привремене или трајне и укључују детаље о начину обављања посла ван канцеларије.

Ево шта типична политика рада на даљину укључује:

• Радно време
• Тимски ток рада у коме је тачно назначено ко коме извештава (и како / колико често)
• Нове политике родитељског одсуства
• Нове болесничке политике
• Нова структура радне недеље у смислу састанака и конференција
• Очекивања комуникације

Припрема оваквог документа заиста поставља темељ за врсту комуникативне и колаборативне културе коју желите свом виртуелном тиму док радите на даљину.

Више информација о томе како да креирате политику удаљеног рада можете пронаћи у нашем водичу за управљање удаљеним запосленима:

12 поузданих савета за управљање удаљеним запосленима

Пронађите свој покрет

Имамо нову канцеларију у резервној просторији, постављен сјајни апарат за кафу пажљиво постављен поред рачунара, стојећи сто све састављен и спремни смо за полазак!

Добро, скоро.

Један од тежих делова преласка из канцеларије у наше домове је колико лако постаје неактиван. Седимо и постајемо продужени кромпир. И лоше је: научне студије о продуженом седењу сугеришу да седентарно понашање може довести до повишеног крвног притиска, високог шећера у крви, вишка телесне масти и повишеног нивоа холестерола.

А најгори део?

Седење је лако . Вежба је тешко . Дакле, људи једноставно не вежбају! Посебно је важно за удаљене раднике који обично раде код куће и седе цео дан. Али ако већ нисте у рутини вежбања, размислите о следећем:

Сваки минут који вежбате додаје се вашем животу.

То је зато што Истраживачи са Харварда открили су да само 15 минута вежбања дневно може повећати ваш животни век за 3 године!

Ево неколико начина на које можете укључити вежбање у нову радну рутину.

• Сваких 30 минута покушајте да направите паузу од седења.
• Користите степенице или траке за трчање испод стола да бисте одржали ноге у покрету.
• Станите, посебно када држите презентације на мрежи.
• Шетајте по кући када телефонирате.
• Купите уже за прескакање и проведите 15 минута дневно прескачући.
• Урадите 10 склекова сваки сат.
• Купите шипку за повлачење и причврстите је изнад врата своје канцеларије. Сваки пут кад прођете, направите потез.
• Гледајте рутину јоге на ИоуТубе -у и пратите је.
• Покушајте да користите а стојећи сто .

Истина је да то није толико важно Шта врсту вежбе коју радите, све док је умереног интензитета и изазивате себе. Ако вам у почетку звучи превише, испробајте бебе кораке! Урадите само неколико склекова или само 5 минута прескакања ужета и идите одатле.

Доња граница: посао је важан, али не можете обавити посао ако патите од здравља.

Препоручите пречице

Ако можете уклонити стрес са других, видећете се као одличан играч у свом тиму.

Другим речима, количина стреса коју смањујете од других одређује вашу вредност. Размислите: ако додајете посао и стрес другим људима, ефективно оптерећујете свој тим.

Али ако пронађете начин да смањите стрес, људи ће вам се више обратити за помоћ.

Који је одличан начин да смањите стрес тима? Један сјајан начин је препоручујући пречице.

Пречице у току рада. Пречице за уштеду времена. Пречице које хакују продуктивност. На пример, пронашао сам одличан додатак који је уштедео време тако што је смањио много ручних истраживања! Пошто је ово могло помоћи једном од чланова мог тима, послао сам му га и као резултат тога, његова ефикасност се драстично побољшала! (И његово стресно оптерећење се такође смањило!)

Корак акције: Пронађите и препоручите једну одличну пречицу сараднику, менаџеру, запосленом или шефу. Ако им се свиђа, одлично! Помогли сте и показали вредност. Ако им се није допало, нема штете! Такође показује да сте проактивни и да имате искрену жељу да помогнете.

Избегните замке

Постоји неколико уобичајених замки на које удаљени радници упадају када се придруже виртуелном тиму. То се углавном своди на две ствари:

1. недостатак рутине и
2. недостатак добре комуникације.

Пријављено је да 40% удаљених радника наводи флексибилност као највећу корист од рада од куће.

Али, флексибилност долази са недостатком .

Ево сценарија:

• Морате предати извештај за 15:00. 14:45 је, а ви предајте свој извештај.
• Али чекај! Пси вам трче око ногу јер морају изаћи. Водите их у шетњу, па им предајте извештај.
• Али чекај! Ваше дете плаче и очајнички жели вашу пажњу. Смириш га и предаш свој извештај.
• Али чекај! Да, погодили сте. Прошло је 3:00 поподне, а ваш извештај је сада истекао.

Флексибилност је фантастична, али постоји велики недостатак флексибилности: одвраћање пажње.

Постављање циљева за себе, временско ограничење за одређене задатке и очување радног простора без сметњи је заиста важно ако желите нешто да урадите!

Постоји неколико начина на које то можете учинити.

• Нека писање листе обавеза буде део вашег јутарња рутина .
• Пратите своју продуктивност записујући колико дуго радите и проводите слободно време. Ако желите да се дигитализујете, користите апликацију попут Појачано да бисте пратили своје време.
• Поставите кућну канцеларију у мирном делу куће, без сметњи. Најбоље је да себи доделите своју собу посебно за рад, тако да је не повезујете ни са чим другим.
• Држите телефон у другој просторији ( студија је показала да само присуство мобилног телефона - чак и ако је искључен - смањује моћ мозга).

Друга највећа замка у коју упадају удаљени радници је недостатак комуникације са својим тимом. Ово не само да утиче на продуктивност на радном месту, већ и на сопствено ментално здравље .

Једна студија сугерише да се до 21% удаљених радника бори са усамљеношћу.

Већ смо установили врсте алата које можете користити да то спречите, али ево неколико друштвени савети о томе како се носити са овим.

• Поделите ствари из свог живота ван посла и охрабрите друге људе у тиму да то ураде. Како си провео викенд? Предивна! Коначно смо морали да гледамо ту нову серију која се емитује на Нетфлику; да ли сте га видели? Ово би могло звучати свакодневно, али сећање на то да сте више од свог посла и да су вам саиграчи више од посла, од виталног је значаја у време повећана друштвена изолација.
• Дајте другим људима позитивно уверење и повратне информације о свом раду. Ово може недостајати виртуелном тиму, па заиста покушајте да међусобно подигнете морал.

Суштина: Ствари које треба имати на уму код изградње снажног виртуелног тима исте су као што бисте радили у канцеларији - одржавајући ефикасну комуникацију, блиским односом са виртуелном групом и придржавајући се рутине.

Бонус: Старт, Стоп, Цонтинуе

Ово је једна од омиљених вежби мог тима. Зове се Старт, Стоп, Цонтинуе и ради и за виртуелне и за личне тимове. То можете да радите годишње, два пута годишње или месечно са својим тимом. Овде, у Сциенце оф Пеопле, поново се бавимо овом вежбом након великих пословних тренутака, попут лансирања производа и реновирања курса, како бисмо се пријавили тиму у вези са задацима.

Када виртуелно радите, лако се изгубите у свом послу и заборавите на оно што остатак тима гради и ствара. Ова вежба служи као подсетник на пословне циљеве и на то како задаци сваког члана тима подржавају те циљеве.

Погледајте цео видео на Старт, Стоп, Цонтинуе да бисте сазнали више:

Радите на даљину? Пошаљите овај видео свом виртуелном тиму! Користите ово као полазну тачку почните смисленије да комуницирате и динамички са својим колегама.

Срећан виртуелни рад,

Ванесса